Cómo archivar en Outlook 2010

Microsoft Outlook permite a los usuarios almacenar sus correos electrónicos para liberar espacio valioso en su bandeja de entrada. Los archivos de almacenamiento se guardan en el formato de Outlook nativo o en formato `.pst`. Puede configurar un servicio de archivo automático o manual para correos electrónicos y elementos de Outlook. Este artículo explica cómo hacerlo en Microsoft Outlook 2010.

Método 1

Archivado manual
1
Inicie Microsoft Outlook 2010.
  • Si está utilizando Microsoft Outlook para administrar la mensajería de un perfil de correo de Microsoft Exchange Server, es muy probable que el servidor de Exchange maneje esta funcionalidad directamente. Las configuraciones de almacenamiento son decididas y administradas por el administrador del servidor de correo, en lugar de por usuarios individuales.
  • 2
    Seleccione el elemento `Archivo` en la barra de menú horizontal en la parte superior de la ventana.
  • 3
    Seleccione el elemento `Herramientas de limpieza` del menú.
  • 4
    Elige la opción `Archivar`.
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 5
    5
    En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la opción que le permita incluir ambas carpetas y todas las subcarpetas.
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 6
    6
    Seleccione las carpetas que desea incluir en el archivo de almacenamiento. Las carpetas deben archivarse de una en una, aunque las subcarpetas se almacenarán en la carpeta raíz.
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 7
    7
    Ingrese una fecha para que Outlook pueda entender si el elemento contenido en la carpeta seleccionada se archivará o no. Se archivarán todos los correos electrónicos, calendario, citas y documentos anteriores a la fecha ingresada.
  • Seleccione la casilla `Incluir elementos con No seleccionar automáticamente seleccionado` si también desea almacenar elementos etiquetados como `No archivar automáticamente` durante el proceso de archivo automático. El artículo en cuestión se archivará solo en este caso.
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 7Bullet1
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 8
    8
    Seleccione el destino del archivo de almacenamiento. Se guardará automáticamente en la carpeta predeterminada para archivos de archivos comprimidos de Microsoft Outlook, en la sección `Archivos personales de datos de Outlook`. Si lo desea, puede usar el botón `Buscar` para seleccionar un destino diferente, ya sea en su computadora o en un dispositivo de almacenamiento USB.
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 9
    9
    Presione el botón "Aceptar" para iniciar el proceso de archivo.
  • 10
    Realice este procedimiento de archivo de forma regular. Además, también debe realizar regularmente una copia de seguridad de todos sus datos en su computadora, incluidos, por supuesto, sus archivos de almacenamiento de Outlook.
  • Método 2

    Archivado automático
    1
    Seleccione el elemento `Archivo` en la barra de menú horizontal en la parte superior de la ventana.
  • 2
    Elija el elemento `Opciones`.
  • 3
    Seleccione la opción `Avanzado`, luego seleccione la opción `Configuración automática de archivo`.
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 14
    4
    Elija la frecuencia con la que realizar el archivo automático. Seleccione la casilla de verificación `Comprobar automáticamente n días` y luego elija la cantidad de días.
  • Si desea deshabilitar la función de archivado automático, configure el número de días en `0`.
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 14Bullet1
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 15
    5
    Elija opciones adicionales. Por ejemplo, puede elegir eliminar automáticamente los mensajes archivados.
  • Si lo desea, puede optar por recibir una notificación antes de que comience el proceso de archivo automático. Es útil si quieres estar siempre al tanto de lo que sucede dentro de tu computadora.
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 15Bullet1
  • Seleccione la casilla `Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas`, de esta manera podrá acceder a los archivos archivados más rápidamente.
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 15Bullet2
  • Elija mover los archivos de almacenamiento más antiguos a otro destino. Puede hacerlo seleccionando el botón de verificación `Eliminar elementos después de n meses` (también puede elegir un intervalo de tiempo en días o semanas).
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 15Bullet3
  • Puede elegir aplicar estas configuraciones a todas las carpetas. Para hacer esto, simplemente presione el botón "Aplicar ahora a todas las carpetas".
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 15Bullet4
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 16
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    Seleccione el destino donde desea que se muevan los archivos de almacenamiento más antiguos. Presione el botón `Examinar` para cambiar la carpeta predeterminada para esta opción.
  • Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 17
    7
    Seleccione el botón `Aceptar` para guardar la configuración relacionada con el archivo automático. El procedimiento de archivo se realizará en función del número de días especificado.
  • 8
    Cambie manualmente la propiedad `Autoarchivar` de las carpetas de Outlook. Desde la ventana principal de Outlook, seleccione la carpeta que desea cambiar con el botón derecho del mouse.
  • Desde el menú contextual que aparece, selecciona el elemento `Propiedades`. En el panel de propiedades, seleccione la pestaña `Archivo automático`. Cambie la configuración de acuerdo con sus necesidades y presione el botón `Aceptar` cuando haya terminado.
    Imagen titulada Archive in Outlook 2010 Step 18Bullet1
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