Cómo organizarse usando Microsoft Outlook

¿Cómo puede ahorrar tiempo organizando con Microsoft Outlook? Requiere disciplina, pero sobre todo, una buena organización del programa y el conocimiento de las herramientas.

pasos

Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 1
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Lo primero que debe hacer es deshabilitar la notificación de nuevos correos electrónicos. Para hacer esto, en la barra de menú, seleccione Herramientas y luego Opciones. La ventana relacionada se abrirá. En la pestaña Preferencias, haz clic en el botón "Opciones de correo electrónico" y, en la siguiente ventana, en "Opciones avanzadas de correo electrónico". En la ventana Opciones, mira en la sección "Cuando lleguen nuevos mensajes a mi bandeja de entrada". Deseleccione todas las opciones.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 2
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    Coloque el calendario como la vista predeterminada en Outlook. Le dará una idea del trabajo planificado para el día. Para configurar el calendario como vista predeterminada, seleccione Herramientas y luego Opciones. Se abrirá la ventana homónima: selecciona la pestaña "más" y luego haz clic en el botón "Opciones avanzadas". En la siguiente ventana, mira en la sección "Configuraciones generales" y haga clic en Examinar. La carpeta seleccionada se abrirá. En la ventana "Seleccionar carpeta", búsqueda "calendario" y haga clic en Aceptar tres veces.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 3
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    Para incluir tareas en la ventana predeterminada, vaya al menú y seleccione Ver, luego seleccione Actividades.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 4
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    Para ver solo las actividades de hoy, vaya a Pantalla, tareas y tareas de hoy.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 5
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    Programe una hora específica cada día para ver los correos electrónicos. Establezca 2-3 veces al día para trabajar con correos electrónicos: no siempre los mire. Los correos electrónicos son una distracción y le impiden hacer su trabajo.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 6
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    Siempre que lea correos electrónicos, siempre limpie su bandeja de entrada. Nunca debe quedar nada al final de la sesión de correo electrónico. Para borrar su buzón de correo, debe decidir qué hacer con cada correo electrónico. Tienes cuatro opciones: cancelar, posponer, delegar o hacer.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 7
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    Si ha leído y procesado el correo electrónico, elimínelo.
  • Organícese utilizando Microsoft Outlook Paso 8
    8
    Para posponer un correo electrónico, crea una actividad arrastrando el correo electrónico al botón de actividad en la parte inferior izquierda de Outlook. Se creará automáticamente una actividad: seleccione una fecha y hora de inicio y la fecha de finalización, luego guárdelo.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 9
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    Para delegar un correo electrónico, cree una tarea y asigne la tarea o reenvíe el correo electrónico a otra persona.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 10
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    La última opción es hacer todo lo que requiere el correo electrónico. Si lo hace, elimínelo de su bandeja de entrada o muévalo a una carpeta personal donde mantenga los correos electrónicos ya procesados.
  • Imagen titulada Organízate usando Microsoft Outlook Paso 11
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    Para establecer un evento de tiempo en su calendario, arrastre y suelte un correo electrónico en el botón Calendario en la parte inferior izquierda de Outlook. Se abrirá un aviso de convocatoria. Ingrese la fecha y hora que desea reservar, luego guárdelo. Se incluirá una copia del correo electrónico en el aviso de convocatoria. Elimine el correo electrónico de la bandeja de entrada o muévalo a una carpeta personal.
  • consejos

    • El concepto principal no es ser esclavo de tus correos electrónicos. Al desactivar las notificaciones para recibir correos electrónicos nuevos y usar el calendario como vista predeterminada, puede concentrarse en su trabajo.
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