Cómo organizar un viaje en grupo en el extranjero

¿Estás planeando un viaje grupal? Ya se trate de una reunión familiar o un grupo de amigos o de otra ocasión, un viaje con más de unas pocas personas pueden requerir un pre-organización y la planificación de la logística más de las aventuras solos. Sin embargo, la sola idea de caminar por las calles de Nueva York o ver el atardecer desde una localidad de Indonesia con cinco, 10 o 20 de sus amigos más cercanos o miembros de la familia puede hacer cualquier etapa de planificación inicial de mérito.

pasos

Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 1
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Decide quién irá, adónde irás y cuándo. Por supuesto, a la gente le encanta la idea de viajar por el mundo, pero asegúrese de no comenzar a planificar hasta que se hayan establecido los conceptos básicos y hasta que todos los invitados hayan dicho que sí. Esta información no debe ser precisa. Por ejemplo, puede estimar que en la primera quincena de enero su familia, incluidos 14 adultos y nueve niños, estará disponible para reunirse en algún lugar de Europa durante cinco a seis días. Esto es suficiente para definir el Paso 2.
  • Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 2
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    Elija una persona o un pequeño equipo para asumir el papel de líder. Si tiene ocho, 15 o 100 años para participar en este viaje, necesitará un individuo o un equipo que se encargue de casi toda la organización. Los otros miembros del grupo pueden y deben ser incluidos en la mayoría de las decisiones: dónde ir, qué actividades para hacer y así sucesivamente, pero no desea que siete personas prenotino cena en 20 restaurantes diferentes. Cuanto más grande sea el grupo, más importante es este paso.
  • Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 3
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    Establezca un rango de precios. ¿Quién participará y cuál es el presupuesto para este viaje? El tío Riccone podría querer gastar al menos 6000 euros a la semana, tus padres pensaban en 4000 y tu primo, que acaba de casarse, no quiere gastar más de 1500. Acércate lo más posible al presupuesto más bajo para conocer a todos. En este caso, podría sugerir un presupuesto de 2500 euros y preguntar a los recién casados ​​si prefieren evitar el alquiler de los automóviles o convertirse en el capibanda para obtener un descuento general, y tal vez el tío Riccone podría llevar al grupo a cenar o pagar el coche. Otra cosa que podría hacer es recolectar dinero solo para costos fijos. Esto significaría recolectar una cierta cantidad de dinero igualmente dividida entre todos para gastos tales como alojamiento y transporte. Sin embargo, otros costos, como alimentos, compras y otras actividades, deben pagarse individualmente.
  • Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 4
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    Elige un lugar Aunque parece relativamente fácil, este es uno de los pasajes más difíciles. No necesariamente 20 personas querrán ir a los mismos lugares o hacer las mismas actividades. Escuche las necesidades de todos y haga muchas preguntas para saber lo que quieren hacer. Mientras que cada miembro del grupo quiere ir a diferentes países entre sí, como Nueva Zelanda, Sudáfrica o el Caribe, teniendo en cuenta sus deseos que entender que todos ellos tienen una idea de la fiesta común, o están en busca unas vacaciones activas en el océano. Podría terminar eligiendo un destino basado en las actividades a realizar o en la proximidad al punto de partida en lugar de centrarse en un país específico.
  • Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 5
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    Haz una búsqueda por el área. Finalmente tienes el destino, los participantes y el presupuesto. ¿A dónde quieres ir? ¿Qué vas a hacer? Compre una guía o vaya a Internet para encontrar ideas. Parece caro, pero alquilar una casa en otros países de Europa, el Caribe o Sudamérica es a menudo más barato que reservar en el hotel, especialmente si se tiene en cuenta la posibilidad de cocinar usted mismo.
  • Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 6
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    Reserve el viaje. Una vez que haya hecho una búsqueda en el área y después de encontrar una aprobación de grupo, reserve. Las fechas ya se han establecido y los miembros de la banda pueden reservar vuelos y transporte lo antes posible. Asegúrese de que todos tengan pasaportes actualizados, obtengan visas y se vacunen.
  • Planifique un viaje grupal en el extranjero Paso 7
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    Calibre el nivel de actividad por grupo. Hable con los miembros: ¿quieren pasar tiempo relajándose en la piscina hablando sobre los viejos tiempos o prefieren hacer bungee jumping o ir a un safari? Intente comprender el interés promedio del grupo y planifique en consecuencia. Tal vez tomar el sol en la playa se puede romper un día con una caminata de ocho horas en un volcán, clases de samba y viajes disco. Con más de un automóvil alquilado o preguntando sobre el transporte público local, los grupos pequeños pueden sufrir interrupciones de vez en cuando.
  • Planear un viaje en grupo en el extranjero Paso 8
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    Crea un itinerario para tu grupo. Mientras viaja con sus amigos o familiares, tener un itinerario puede ser invaluable. Agregue todos los números de teléfono móvil o la información de contacto local, los horarios de llegada y un calendario resumido de las actividades diarias, los tiempos de reserva del restaurante, etc.
  • Planifique un viaje grupal en el extranjero Paso 9
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    Partidos! Toda esta planificación previa le reembolsará una vez que haya llegado a la casa que alquiló en Londres, en un eco-resort en Costa Rica o en un spa en Hungría. Su grupo puede disfrutar el tiempo que pasan juntos en lugar de pensar a dónde ir, cuándo y cómo. Si es posible, designe nuevos líderes para el viaje en sí, de modo que los planificadores puedan descansar.
  • consejos

    • Si su grupo sería alquilar coches y rompiendo en grupos para llevar a cabo diversas actividades, asegúrese de planificar por adelantado varias salidas en grupo, entre ellos el primer día y el último, para dar la bienvenida a todos y darles la bienvenida a la salida.
    • Si todos los participantes vuelan con la misma compañía, infórmese sobre las ofertas grupales. Lo mismo se aplica a las habitaciones de hotel.
    • Use un sitio de planificación de viajes grupales como triporama.com o Yahoo Trip Planner para invitar y colaborar con los miembros.
    • No olvide que no todos estarán satisfechos con cada decisión. Recuérdeles a estas personas que constituyen solo una décima o una centésima parte del grupo y que los recuerdos del tiempo que pasan juntos son más importantes que el tamaño de la piscina o la falta de televisores en las habitaciones.
    • Contrate a un guía turístico local por un día. El beneficio de su perspectiva, especialmente si los costos se dividen en grupos, es invaluable. Además, tendrá consejos sobre restaurantes y otros lugares que vienen directamente de un residente local.
    • Abra un grupo en Yahoo o Google para que todos los miembros puedan intercambiar correos electrónicos y compartir fotos e historias después del viaje.

    advertencias

    • Hay una razón por la que la gente dice que debes viajar con alguien antes de casarte con él. Viajar puede ser estresante y a menudo saca lo mejor y lo peor de las personas. No tomes desacuerdos personales.
    • Asegúrese de que tanto usted como los líderes planeen tanto como sea posible por adelantado. Siempre es más fácil ignorar o cambiar los programas existentes que crearlos al llegar.
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